Nachdem ich es schon länger mal vorhatte: heute endlich mal eine Anleitung, wie man relativ einfach mit OpenOffice Serienbriefe erstellen kann.

Zunächst geben wir unsere Adressen in eine Calc-Tabelle ein. Ich empfehle, die Spalten zu beschriften (hierfür die Zellen A1, B1, usw. verwenden). Anschließend in Zelle A2 gehen und Fenster -> fixieren anklicken. Dies erhöht bei einem größeren Datenbestand die Übersicht.

Diese Datei nun abspeichern und ein neues Writer-Dokument öffnen. Ggf. gleich eine Vorlage mit Briefkopf verwenden. Nun auf Extras -> Serienbrief-Assistent klicken. Aktuelles Dokument verwenden -> weiter -> Brief -> weiter -> Adressenliste auswählen -> hinzufügen. Nun die vorhin erstellte Calc-Datei auswählen. Diese erscheint nun in einer Liste, jetzt sicherstellen, dass die richtige Datei markiert ist und auf ok klicken.

Dann unter 2. prüfen, ob die Adresse den Vorstellungen entspricht. Wir haben keine Anrede in unserer Beispieldatei, also auf Mehr klicken. Von den ganzen Vorlagen, die jetzt angeboten werden passt keine so recht, also eine die fast passt auswählen und auf bearbeiten klicken. Nicht benötigte Felder können nun gelöscht und neue hinzugefügt werden.

So sieht das für unsere Zwecke passend aus. Nun unter 3. Felder zuordnen anklicken und bei den benötigten Feldern den entsprechenden Spaltennamen aus der Calc-Datei angeben.

Wenn dies gemacht ist, dann kann man noch unter 4. zu jedem Datensatz eine Vorschau bekommen. Anschließend auf weiter klicken.

Eine Anrede darf in dem Brief natürlich auch nicht fehlen. Eine Personalisierte Anrede ist hier etwas sehr hübsches. Da wir eine Spalte mit dem Geschlecht der angeschriebenen Personen haben, kann OpenOffice automatisch “Sehr geehrter Herr” oder “Sehr geehrte Frau” auswählen. Wenn die Spalte mit dem Geschlecht nicht ausgefüllt ist, dann wird automatisch etwas neutrales wie zum Beispiel “Sehr geehrte Damen und Herren” genommen. Man muss nur noch ein wenig was einstellen, das Wichtigste habe ich rot angekreuzt. Anschließend auf weiter klicken.

Im Folgenden Dialog kann man noch die Position der Anrede und des Adressfeldes anpassen. Anschließend auf weiter klicken.

Jetzt können noch allgemeine Änderungen am Dokument vorgenommen werden, die dann für alle erstellten Briefe gelten. Mehr dazu vielleicht ein andermal. Auf weiter klicken. Nun ist OpenOffice je nach Menge der Empfänger eine Weile beschäftigt. Am Besten so lange nichts anderes am Computer machen, da ich es schon oft erlebt habe, dass OpenOffice wieder in den Vordergrund springt sobald es fertig ist. Wenn man aber gerade dabei ist, in einem anderen Fenster schnell eine eMail oder so zu tippen, dann kann es leicht passieren, dass man OpenOffice ungewollt irgendwelche Befehle über Tastaturkürzel erteilt.

Auch mit den personalisierten Dokumenten werden wir uns heute nicht beschäftigen. Auf weiter klicken. Nun sind wir eigentlich auch schon fertig. Ob man jetzt drucken will oder speichern, alles kein Problem. Ausgangsdokument speichern heißt hier praktisch die Vorlage für den Serienbrief speichern. Als eMail versenden oder Drucken sprechen wohl für sich. Erwähnenswert ist noch die Option Serienbriefdokument speichern. Hier kann man den fertigen Serienbrief so wie er gedruckt würde abspeichern. Als einzelne Dokumente speichern heißt hier, dass für jeden Empfänger eine Datei angelegt wird. Bei 500 Empfängern wären das dann 500 Dateien. Dessen sollte man sich bewusst sein. Als ein Dokument speichern bedeutet, dass ein Dokument erstellt wird, in dem alle Briefe schön hintereinander kommen. Das kann sehr lang werden, ist aber eine Datei.

Das wäre erstmal alles. Viel Spaß damit. Wenn ihr noch fragen habt, einfach einen kommentar schreiben